Objetivo del puesto:

• Los objetivos del puesto son asegurar la organización, continuidad operativa y cumplimiento de agendas, cronogramas y compromisos de la Gerencia General y las Gerencias Funcionales, mediante la gestión integral de calendarios, coordinación de reuniones, elaboración de actas, seguimiento de acuerdos, delegación y control de tareas, manejo de comunicaciones y resguardo de información confidencial; contribuyendo a la eficiencia del negocio.
• Gestion de los puestos del coworking para los espacios y horarios accesos al edificio como a las oficinas

Responsabilidades:

• Gestión de agendas y cronogramas (Outlook/Teams): Priorización, bloqueos, buffers, reprogramaciones y coordinación de recursos (salas, equipos, enlaces). Preparación de cronogramas operativos y tableros de control (Planner), con recordatorios y checklists previos (T–24h, T–2h).
• Reuniones (end-to-end): Preparar briefs con objetivos, agenda y documentos de soporte. Garantizar sala, equipos, enlaces, permisos y grabación/transcripción (Teams/Zoom). Tomar notas, elaborar actas (acuerdos, responsables, fechas), cargar en SharePoint y dar seguimiento hasta el cierre.
• Delegación y control de tareas: Convertir acuerdos en tareas accionables con responsables y vencimientos. Mantener tableros actualizados (Planner), emitir alertas de vencimiento y reporte semanal de avances.
• Gestión documental y comunicaciones: Orden y versionado en SharePoint/OneDrive (nomenclaturas, metadatos, permisos). Redacción de comunicaciones internas/externas, oficios y presentaciones ejecutivas (Word/PowerPoint). Apoyo en publicaciones y distribución (intranet/canales internos).
• Relación con proveedores y externos: Coordinación logística, cotizaciones puntuales, confirmaciones de servicio y control de entregables. Priorización de atención a visitantes clave y coordinación de protocolos.
• Seguridad y cumplimiento: Custodia de información sensible; observancia de políticas, activos, accesos y normas de seguridad. Reporte de incidentes y soporte en auditorías documentales.
• Apoyo administrativo: Trámites, digitalización, recepción prioritaria de visitantes clave y atención telefónica ejecutiva, según asignación.
• Calidad: Actas enviadas ≤ 24 horas posteriores a cada reunión, con acuerdos claros; tableros de tareas actualizados diariamente; cronogramas vigentes y comunicados a los impactados; informes ejecutivos semanales de avances y riesgos; documentación bajo plantillas con control de versiones y permisos correctos.
• Cierre: Cualquier otra función encargada por Gerencia General o Gerencias Funcionales.

Requisitos

Formación: Técnico completo, Bachiller o Titulada en Administración, Negocios o afines.

Deseable: cursos o especialidad en Administración Corporativa.

Experiencia: 1 a 2 años en asistencia ejecutiva/administrativa, coordinación de agendas, organización de reuniones y seguimiento de acuerdos.

Sector (deseable): Servicios de telecomunicaciones o industrias de servicios intensivos en proyectos.

Conocimientos y herramientas:

• Gestión documental: OneDrive, SharePoint (estructuras, permisos, versiones).
• Comunicación y reuniones: Microsoft Teams y Zoom (grabación y transcripción).
• Gestión de tareas/proyectos: Microsoft Planner.
• Suite Microsoft 365 (avanzado): Outlook (calendarios complejos), Word (plantillas/estilos), PowerPoint (presentaciones ejecutivas) y Excel básico–intermedio (listas, seguimiento, tablas).
• Odoo- ERP, suite completa.

Idiomas: Inglés avanzado (reuniones, redacción de correos y lectura de documentación).

Competencias blandas: Organización y gestión del tiempo (multicalendario y prioridades cambiantes), asertividad y comunicación efectiva, manejo de presión y resolución de problemas, discreción y ética (confidencialidad absoluta), orientación a resultados y detalle (precisión en actas/documentos), colaboración e influencia sin línea jerárquica directa, adaptabilidad y proactividad (anticipación de necesidades).

Beneficios

• Salario acorde al nivel académico, experiencia y mercado.
• Beneficios de planilla: seguro de salud y vida, vacaciones, SCTR y bonificación bajo políticas de incentivos.
• Oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional (capacitación y línea de carrera).
• Acceso a herramientas de colaboración en la nube (Microsoft 365) esenciales para el trabajo.
• Ambiente laboral transversal, orientado a la transformación digital y a la satisfacción del cliente y del trabajador.